3 เคล็ดลับการเลือกแฟ้มให้ตรงกับประเภทเอกสาร

สำหรับโลกของทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสำนักงานหรือตามบริษัท สิ่งที่เจ้าของธุรกิจหรือผู้ประกอบการต้องผจญอีกเรื่องหนึ่งก็คือ การที่ออฟฟิศต้องเต็มไปด้วยพวกเอกสารต่างๆ หลากหลายเรื่องราว หลากหลายหมวดให้ต้องจัดการ ดังนั้น การมีอุปกรณ์สำนักงานที่ช่วยให้เรื่องของการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระเบียบ เป็นหมวดหมู่ จึงมีความสำคัญมาก อุปกรณ์นั้นก็คือ “แฟ้ม” ซึ่งในปัจจุบันแฟ้มก็ถูกออกแบบมาหลากหลายประเภทให้ได้เลือกใช้ตามฟังก์ชันการใช้สอย มีจุดเด่นแตกต่างกันออกไป ดังนั้น จะเลือกใช้แฟ้มแบบไหนก็ขึ้นอยู่กับประเภทของงาน 

นี่คือ 3 เคล็ดลับให้การเลือกแฟ้มให้ตรงกับประเภทเอกสาร เพื่อจะได้ตรงตามวัตถุประสงค์ในการใช้งาน 

1. งานนอกสถานที่

  เมื่อถึงเวลาที่ผู้ประกอบการหรือเจ้าของธุรกิจต้องออกไปทำงานนอกสถานที่ เพื่อพบปะลูกค้า หรือประชุมงานต่างๆ แฟ้มที่เหมาะสมกับการใช้งาน ก็คือ แฟ้มซอง เพราะแฟ้มประเภทนี้สามารถถือได้อย่างสะดวกสบายในการพกพา หรือจะใส่กระเป๋าก็ได้ เพราะมีความบางและน้ำหนักเบามาก ที่สำคัญแฟ้มซองจะทำหน้าที่ช่วยรักษาเอกสารจากพวกสิ่งสกปรก หรือเผลอทำน้ำหกใส่ ก็ป้องกันเอกสารเปียกได้ รวมถึงเรื่องรอยยับก็ไม่น่าห่วง เพราะเอกสารจะอยู่ในรูปแบบแผ่นสวยงามเช่นเดิม

อย่าง แฟ้มซองพลาสติกตราช้าง ที่มีแบบธรรมดาและแบบแฟ้มกระเป๋าซองตาไก่ ที่ปกผลิตจากพลาสติก PP ผิวเรียบ หนา 150 ไมครอน มีคุณสมบัติ Copy Zafe Antistatic ลดไฟฟ้าสถิต ตัวอักษรไม่ลอกหลุด รอยเชื่อมเรียบร้อย ไม่ฉีกขาดง่า ตาไก่ และเชือกคุณภาพดี ไม่ฉีกขาดง่าย

2. งานอเนกประสงค์ 

  ไม่ว่าจะเป็นงานที่ใช้สำหรับใส่เอกสารในการประชุม งานเก็บเอกสารสำคัญต่างๆ หรือว่าในร้านอาหารจะนำมาเป็นแฟ้มที่ใช้สำหรับใส่เมนูอาหารให้ลูกค้าได้เลือก แฟ้มที่เหมาะสมสำหรับงานอเนกประสงค์เหล่านี้ ก็คือ แฟ้มสะสมผลงานหรือแฟ้มโชว์เอกสาร ด้วยเหตุผลสำคัญคือ เอกสารที่จัดเก็บในแฟ้มพวกนี้จะไม่เสียหาย เอกสารจะสวยงามเหมือนเดิม เปิดอ่านได้สะดวก และมีบางรุ่นที่ด้านในมีบรรจุซองใสไว้ให้สอดเอกสารเข้าไปได้ ก็เพิ่มความช่วยให้เก็บเอกสารได้อย่างเป็นระเบียบ 

นอกจากการใช้งานที่ง่าย สะดวก และเพิ่มความเป็นระบบระเบียบในการจัดเก็บเอกสารแล้ว แฟ้มชนิดนี้ก็ยังเปลี่ยนไปใช้ได้ในหลายงาน เพราะมาพร้อมกับ View Binder ที่เอาไว้สอดหน้าปก ซึ่งสามารถเปลี่ยนปกหัวข้อในแฟ้มได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

อย่างแฟ้มโชว์เอกสาร 3 ห่วง Master Art ขนาด A4 แถมซองใส 20 ซอง ที่ปกผลิตจากกระดาษแข็ง หุ้มด้วยกระดาษพิมพ์ลายเคลือบลามิเนต คลิป 3 ห่วง ขนาด 25 มม. พร้อมซองเติม 20 ซอง หนา 0.05 มม. เติมได้ ขนาด A4 มีหลากหลายดีไซน์สีสันน่ารักสวยงามให้เลือกใช้

3. งานเก็บเอกสารข้อมูลในบริษัท 

  สำหรับงานในสำนักงานที่จำต้องใช้แฟ้มใหญ่ แบบที่สามารถถือเดินไปมาเพื่อให้เพื่อนร่วมงานดูได้ หรือใช้เพื่อส่งงานระหว่างแผนก โดยเปิดเอกสารอ่านได้แบบสะดวก แฟ้มที่ยอดนิยมสำหรับงานประเภทนี้ก็คือ แฟ้มห่วง ด้วยความที่พร้อมบรรจุเอกสารได้จำนวนมาก เปิดดูหน้าเอกสารก็ทำได้ง่าย 

ในปัจจุบันแฟ้มห่วงที่ออกแบบมามีทั้งแบบห่วงกลม และแบบห่วงรูปตัว D ที่ช่วยเพิ่มความเป็นระเบียบในการจัดเก็บเอกสารได้มากขึ้น และถ้าแบ่งตามจำนวนของห่วงแล้วจะมีแบบ 2, 3 และ 4 ห่วง ซึ่งที่นิยมใช้มากสุดก็คือแฟ้ม 2 ห่วง แต่ทั้งนี้การเลือกใช้ก็ขึ้นอยู่กับจำนวนเอกสารที่ต้องการจัดเก็บ ยิ่งแฟ้มที่มีห่วงมากก็จะเหมาะกับงานที่ต้องจัดเก็บเอกสารเยอะกว่าเพราะสามารถรับน้ำหนักได้ดีกว่า 

อย่าง แฟ้ม 2 ห่วงตราช้าง ที่เป็นปกกระดาษแข็ง 3 ชั้น ที่สามารถเปิด-ปิดใช้งานได้ถึง 10,000 ครั้ง คลิปเหล็กเคลือบนิกเกิลรูปตัว D 2 ห่วง รองรับน้ำหนักกระดาษได้ดี View Binder สอดปกที่ออกแบบเองได้ทั้งปกหน้า ปกหลัง และสันแฟ้ม ซองโชว์เอกสารพลาสติกใส ถนอมเอกสาร ใช้งานได้นานยิ่งขึ้น 

จะเห็นได้ว่าแฟ้มมีหลายรูปแบบ ดังนั้น การเลือกใช้ให้เหมาะกับแต่ละชิ้นงานก็จะช่วยเพิ่มความสะดวกให้กับผู้ใช้งาน รวมถึงเอกสารที่เก็บไว้ในแฟ้มก็คงทนไม่เสียหาย แต่ทั้งนี้เมื่อใช้งานแฟ้มแล้ว ก็ควรมีการจัดแฟ้มให้เป็นหมวดหมู่ โดยอาจจัดจัดเรียงตามลำดับอักษร หรือตัวเลข หรืออาจใช้เทปสีติดที่สันแฟ้มเพื่อให้สะดวกในการค้นหา จะได้สะดวกเมื่อจะนำแฟ้มออกมาใช้งานและในการจัดเก็บเข้าที่เดิม